Jakarta - Siklus akuntansi perusahaan dagang menjadi salah satu hal penting yang perlu dipahami ketika seseorang ingin membangun usaha di bidang perdagangan.
Banyak pelaku bisnis memilih mendirikan perusahaan dagang untuk memperluas skala usaha mereka.
Namun sebelum memulai, ada berbagai pengetahuan dasar yang perlu dikuasai, salah satunya adalah akuntansi karena berperan besar dalam mengatur dan memantau kondisi keuangan bisnis.
Jika ingin memahami bagaimana proses pencatatan hingga penyusunan laporan keuangan dilakukan, pembahasan berikut akan membantu menjelaskan tahapan-tahapannya secara lebih jelas.
Secara umum, proses akuntansi dalam perusahaan dagang dilakukan melalui rangkaian langkah yang tersusun secara sistematis dalam satu periode tertentu.
Tahapan tersebut dimulai dari pencatatan setiap transaksi yang terjadi, kemudian dilanjutkan dengan pengelompokan data keuangan, penyusunan laporan keuangan, hingga proses penutupan akun melalui jurnal penyesuaian dan jurnal pembalik.
Melalui proses ini, perusahaan dapat mengetahui kondisi keuangan secara lebih akurat, termasuk apakah usaha yang dijalankan menghasilkan keuntungan atau justru mengalami kerugian.
Untuk memahami alur tersebut secara lebih mendalam, simak penjelasan berikut mengenai siklus akuntansi perusahaan dagang.
Apa Itu Perusahaan Dagang?
Perusahaan dagang adalah jenis usaha yang kegiatan utamanya membeli barang dari pemasok untuk kemudian menjualnya kembali kepada konsumen tanpa melakukan perubahan bentuk pada produk tersebut.
Barang yang diperdagangkan tetap dalam kondisi yang sama seperti saat dibeli.
Contoh usaha yang termasuk dalam kategori ini antara lain supermarket, minimarket, dan toko kelontong yang menyediakan berbagai kebutuhan sehari-hari bagi masyarakat.
Dalam praktiknya, proses akuntansi pada perusahaan dagang tidak jauh berbeda dengan yang diterapkan pada perusahaan jasa.
Perhitungan laba atau rugi dilakukan dengan cara membandingkan total pendapatan yang diperoleh dari penjualan dengan seluruh biaya yang dikeluarkan selama periode tertentu.
Agar dapat memahami metode pencatatan transaksi keuangan pada perusahaan dagang hingga akhirnya menjadi laporan keuangan yang lengkap, diperlukan pemahaman mengenai berbagai teknik akuntansi.
Laporan tersebut nantinya menjadi dasar penting bagi manajemen dalam menilai kinerja usaha serta menentukan keputusan bisnis di masa mendatang.
Biaya yang diperhitungkan dalam proses tersebut meliputi harga pokok barang yang telah terjual serta berbagai biaya operasional yang muncul selama satu periode usaha.
Sementara itu, pendapatan yang dicatat mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan penjualan barang serta kegiatan administrasi yang mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan.
Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang
Siklus akuntansi perusahaan dagang adalah rangkaian tahapan yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan dalam periode tertentu.
Proses ini biasanya diawali dengan mengumpulkan dan mencatat setiap transaksi yang terjadi, kemudian dilanjutkan dengan pengolahan data hingga menghasilkan laporan keuangan, sebelum akhirnya dilakukan penutupan saldo pada akhir periode.
1. Pencatatan Transaksi pada Jurnal Umum
Tahap pertama dalam siklus akuntansi adalah mendokumentasikan seluruh transaksi ke dalam jurnal umum.
Pada tahap ini, setiap aktivitas bisnis dan kejadian ekonomi yang memengaruhi kondisi keuangan perusahaan dagang dicatat secara sistematis sebagai bagian dari proses akuntansi.
Setiap kali terjadi peristiwa bisnis selama periode akuntansi, transaksi tersebut dituangkan dalam bentuk entri jurnal.
Pencatatan ini bertujuan menunjukkan bagaimana suatu kejadian memengaruhi unsur-unsur dalam persamaan akuntansi.
Sebagai contoh, ketika perusahaan menggunakan uang kas untuk membeli kendaraan operasional baru, maka nilai kas perusahaan akan berkurang sehingga dicatat di sisi kredit, sementara akun kendaraan bertambah dan dicatat di sisi debit.
Perusahaan dengan jumlah transaksi yang relatif sedikit biasanya masih dapat menggunakan jurnal umum sebagai satu-satunya media pencatatan.
Namun, kondisi berbeda akan terjadi apabila aktivitas transaksi sangat banyak. Jika seluruh transaksi dicatat dalam satu jenis jurnal saja, proses pengelompokan dan penelusuran data akan menjadi lebih sulit.
Oleh karena itu, perusahaan sering memanfaatkan jurnal khusus untuk mencatat transaksi tertentu secara terpisah.
Penggunaan jurnal khusus membantu meningkatkan efisiensi kerja karena dapat menghemat waktu, tenaga, serta biaya administrasi.
Dalam praktik perusahaan dagang, beberapa jenis jurnal khusus yang umum digunakan antara lain jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian, dan jurnal penjualan.
2. Pencatatan ke Buku Besar Pembantu
Setelah transaksi dicatat dalam jurnal umum, langkah berikutnya adalah memindahkan atau memposting data tersebut ke dalam buku besar pembantu. Tahap ini merupakan bagian kedua dari rangkaian siklus akuntansi pada perusahaan dagang.
Proses penjurnalan dilakukan untuk mencatat perubahan yang terjadi pada persamaan akuntansi akibat aktivitas bisnis.
Selanjutnya, buku besar pembantu berfungsi mengelompokkan perubahan tersebut dalam akun-akun tertentu melalui pencatatan debit dan kredit.
Dengan pengelompokan ini, manajemen dapat memperoleh informasi yang lebih terstruktur mengenai kondisi keuangan perusahaan.
Data tersebut kemudian dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, seperti penyusunan anggaran maupun evaluasi kinerja keuangan.
Beberapa akun tertentu, misalnya akun piutang dan akun utang, biasanya dirinci lebih lanjut dalam buku besar pembantu.
Informasi dari akun-akun tersebut nantinya menjadi dasar dalam proses penyusunan neraca saldo.
Selain itu, penggunaan perangkat lunak akuntansi yang dilengkapi dengan fitur pembukuan dapat membantu mempercepat dan mempermudah proses pencatatan ke buku besar.
3. Penyusunan Neraca Saldo Sebelum Penyesuaian
Neraca saldo sebelum penyesuaian merupakan daftar seluruh akun perusahaan yang nantinya akan muncul dalam laporan keuangan sebelum dilakukan pencatatan jurnal penyesuaian pada akhir periode. Tahap ini menjadi langkah ketiga dalam siklus akuntansi.
Setelah seluruh entri jurnal dipindahkan ke dalam akun buku besar, perusahaan dapat menyusun neraca saldo awal tersebut.
Proses penyusunannya relatif sederhana karena hanya memindahkan saldo masing-masing akun dari buku besar ke dalam daftar neraca saldo.
Dalam penyajian neraca saldo, akun dengan saldo debit ditempatkan pada kolom sebelah kiri, sedangkan akun dengan saldo kredit dicatat pada kolom sebelah kanan.
Karena manajemen memanfaatkan informasi dari buku besar untuk berbagai kebutuhan analisis, proses pemindahan data dari jurnal ke buku besar biasanya dilakukan secara berkala.
Pada perusahaan yang telah menggunakan sistem akuntansi berbasis komputer, saldo buku besar dapat diperbarui secara otomatis setiap kali entri jurnal dimasukkan ke dalam program akuntansi.
Sebaliknya, pada sistem pencatatan manual, proses pemindahan data umumnya dilakukan secara periodik, misalnya setiap minggu atau setiap bulan.
Seperti halnya proses penjurnalan, pencatatan dalam buku besar berlangsung secara terus-menerus selama periode akuntansi berjalan.
4. Penyusunan Jurnal Penyesuaian
Jurnal penyesuaian merupakan pencatatan tambahan yang dibuat pada akhir periode akuntansi dengan tujuan memperbaiki atau menyesuaikan saldo akun sebelum laporan keuangan disusun.
Tahap ini merupakan langkah keempat dalam siklus akuntansi perusahaan dagang.
Penyesuaian biasanya dilakukan berdasarkan prinsip pencocokan, yaitu prinsip yang mengharuskan pendapatan dan beban dicatat pada periode yang sama dengan terjadinya transaksi tersebut.
Dengan cara ini, laporan keuangan dapat menggambarkan kondisi keuangan secara lebih akurat.
Secara umum, terdapat tiga kelompok utama jurnal penyesuaian, yaitu:
- transaksi pembayaran di muka,
- transaksi akrual,
- serta beban yang tidak melibatkan pengeluaran kas secara langsung.
Setiap jenis penyesuaian tersebut bertujuan menyesuaikan pengakuan pendapatan maupun beban agar sesuai dengan periode akuntansi yang sedang berjalan.
Konsep ini berlandaskan prinsip periode waktu, yang menyatakan bahwa kegiatan dan pencatatan akuntansi dapat dipisahkan ke dalam interval waktu tertentu sehingga kinerja keuangan dapat dianalisis secara lebih jelas pada setiap periode.
5. Penyusunan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian
Neraca saldo setelah penyesuaian merupakan daftar seluruh akun perusahaan yang akan ditampilkan dalam laporan keuangan setelah pencatatan jurnal penyesuaian dilakukan pada akhir periode.
Penyusunan neraca saldo ini menjadi tahap kelima dalam siklus akuntansi perusahaan dagang sekaligus langkah terakhir sebelum laporan keuangan disusun.
Terdapat dua pendekatan umum yang dapat digunakan untuk menyusun neraca saldo setelah penyesuaian.
Pemilihan metode biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan serta struktur bagan akun yang digunakan.
Cara pertama adalah dengan memindahkan kembali saldo akun dari buku besar setelah seluruh penyesuaian dicatat.
Prosedur ini pada dasarnya sama dengan proses penyusunan neraca saldo sebelum penyesuaian, hanya saja saldo yang digunakan sudah mencerminkan perubahan akibat jurnal penyesuaian.
Cara kedua adalah menggunakan neraca saldo sebelum penyesuaian sebagai dasar, kemudian menambahkan atau memperbarui saldo akun yang mengalami perubahan akibat entri penyesuaian.
Pendekatan ini sering dianggap lebih praktis bagi perusahaan berskala kecil karena biasanya hanya sedikit akun yang perlu diperbarui.
Dalam penyusunan neraca saldo setelah penyesuaian, hanya akun yang masih memiliki saldo dan akan muncul dalam laporan keuangan yang perlu dicantumkan.
Apabila suatu akun memiliki saldo nol, maka akun tersebut tidak perlu dimasukkan ke dalam daftar neraca saldo.
6. Penyusunan Laporan Keuangan
Tahap berikutnya dalam siklus akuntansi adalah menyusun laporan keuangan. Dokumen yang dihasilkan pada tahap ini biasanya meliputi neraca, laporan laba rugi perusahaan dagang, laporan perubahan laba ditahan, serta laporan arus kas.
Proses ini menjadi bagian yang sangat penting karena tujuan utama akuntansi keuangan adalah menghasilkan laporan yang menggambarkan kondisi keuangan perusahaan secara jelas.
Dengan demikian, seluruh rangkaian kegiatan dalam siklus akuntansi pada akhirnya diarahkan untuk menyediakan informasi yang bermanfaat bagi pihak luar perusahaan, seperti investor, kreditor, maupun pemangku kepentingan lainnya.
Informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan keuangan yang dapat digunakan untuk menilai kinerja serta posisi keuangan perusahaan.
Laporan-laporan tersebut merupakan hasil akhir dari sistem pencatatan akuntansi yang diterapkan dalam suatu perusahaan.
Oleh sebab itu, penyusunan laporan keuangan dapat dianggap sebagai inti dari praktik akuntansi keuangan karena melalui laporan inilah informasi keuangan perusahaan disampaikan secara formal.
7. Penyusunan Lembar Kerja Akuntansi
Lembar kerja akuntansi merupakan alat bantu yang digunakan oleh akuntan untuk mempermudah proses penyelesaian siklus akuntansi serta menyiapkan laporan pada akhir periode.
Melalui lembar kerja ini, berbagai tahap pencatatan dapat dirangkum secara sistematis, mulai dari neraca saldo sebelum penyesuaian, jurnal penyesuaian, neraca saldo setelah penyesuaian, hingga penyusunan laporan keuangan.
Secara umum, lembar kerja akuntansi berfungsi sebagai media yang membantu menelusuri setiap langkah dalam siklus akuntansi perusahaan dagang.
Dokumen ini biasanya disusun dalam beberapa kelompok kolom yang menampilkan tahapan proses secara berurutan.
Pada praktiknya, lembar kerja tersebut sering terdiri dari lima bagian utama kolom, dimulai dari kolom neraca saldo sebelum penyesuaian dan berakhir pada kolom laporan keuangan.
Dengan susunan ini, seluruh proses akuntansi dapat dilihat secara bersamaan dalam satu dokumen sehingga memudahkan pengecekan maupun analisis.
Setiap tahap di dalam lembar kerja mencantumkan nilai debit dan kredit yang kemudian dijumlahkan pada bagian akhir kolom.
Sama seperti laporan akuntansi lainnya, lembar kerja juga dilengkapi dengan judul yang memuat nama perusahaan, nama laporan, serta periode waktu yang dicakup oleh dokumen tersebut.
8. Penyusunan Jurnal Penutup dalam Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang
Jurnal penutup adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi dengan tujuan menutup akun-akun sementara dan memindahkan saldonya ke akun permanen.
Melalui proses ini, saldo pada akun sementara akan dihapus sehingga akun tersebut dapat digunakan kembali pada periode berikutnya.
Proses ini sering disebut sebagai penutupan buku, yaitu tahap ketika aktivitas pencatatan untuk satu periode akuntansi telah selesai.
Dalam perusahaan dagang, langkah ini juga menjadi bagian penting untuk memastikan bahwa pencatatan pada periode berikutnya dimulai dari kondisi yang bersih.
Akun sementara biasanya berkaitan dengan laporan laba rugi, seperti akun pendapatan dan beban, yang digunakan untuk mencatat aktivitas selama satu periode akuntansi saja.
Sebagai contoh, akun pendapatan hanya menunjukkan jumlah pendapatan yang diperoleh dalam periode tertentu, bukan selama seluruh masa operasional perusahaan.
Sebaliknya, akun permanen merupakan akun yang terdapat dalam neraca dan mencatat aktivitas yang berlangsung lebih dari satu periode akuntansi.
Contohnya adalah akun kendaraan yang termasuk dalam kelompok aset tetap.
Kendaraan tersebut memberikan manfaat ekonomi bagi perusahaan dalam jangka waktu yang lebih panjang, sehingga saldonya tetap dipertahankan dari satu periode ke periode berikutnya.
9. Penyusunan Ringkasan Penghasilan dalam Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang
Akun ringkasan penghasilan merupakan akun sementara yang digunakan selama proses penutupan buku.
Fungsi utamanya adalah menampung sementara saldo dari akun-akun yang terdapat dalam laporan laba rugi, seperti akun pendapatan dan akun beban.
Dalam tahap ini, seluruh saldo dari akun pendapatan dan pengeluaran dipindahkan ke akun ringkasan penghasilan sebagai bagian dari prosedur penutupan.
Dengan cara ini, saldo akun-akun tersebut dapat diselesaikan sebelum akhirnya dipindahkan ke akun yang sesuai.
Dengan kata lain, akun ringkasan penghasilan berperan sebagai perantara yang digunakan saat membuat entri penutupan pada akhir periode akuntansi.
Setelah proses tersebut selesai, saldo dalam akun ini juga akan dipindahkan sehingga tidak lagi memiliki saldo yang tersisa.
10. Neraca Saldo Setelah Penutupan Buku
Neraca saldo setelah penutupan buku adalah daftar yang memuat seluruh akun beserta saldonya setelah proses penutupan dilakukan dan entri penutup telah dipindahkan ke buku besar.
Pada tahap ini, akun yang masih memiliki saldo hanyalah akun permanen karena seluruh akun sementara telah ditutup melalui jurnal penutup.
Oleh karena itu, daftar akun yang muncul dalam neraca saldo ini umumnya sama dengan akun-akun yang disajikan dalam neraca perusahaan.
Hal tersebut terjadi karena akun yang berkaitan dengan laporan laba rugi telah dipindahkan dan tidak lagi memiliki saldo yang berjalan pada periode berikutnya.
Tujuan utama penyusunan neraca saldo setelah penutupan adalah memastikan bahwa seluruh akun sementara benar-benar telah ditutup dengan tepat.
Selain itu, tahap ini juga digunakan untuk memverifikasi bahwa total nilai debit dan kredit dalam sistem akuntansi tetap seimbang setelah seluruh proses penutupan selesai dilakukan.
11. Penyusunan Jurnal Pembalik dalam Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang
Langkah terakhir dalam siklus akuntansi perusahaan dagang adalah pembuatan jurnal pembalik.
Jurnal ini disusun pada awal periode akuntansi yang baru dengan tujuan membatalkan atau membalik beberapa jurnal penyesuaian yang dibuat pada akhir periode sebelumnya.
Pencatatan ini biasanya dilakukan karena transaksi akrual maupun pembayaran di muka pada periode sebelumnya akan diselesaikan atau dimanfaatkan pada periode berikutnya.
Oleh sebab itu, saldo yang sebelumnya dicatat sebagai kewajiban atau aset perlu disesuaikan kembali agar tidak menimbulkan pencatatan ganda.
Meskipun demikian, penggunaan jurnal pembalik tidak selalu wajib dilakukan. Penerapannya bergantung pada apakah terdapat entri penyesuaian tertentu yang perlu dibalik pada awal periode akuntansi berikutnya.
Sebagai penutup, rangkaian siklus akuntansi perusahaan dagang memastikan setiap transaksi tercatat secara sistematis hingga menghasilkan laporan keuangan yang jelas dan dapat dipercaya.